Suportando fisicamente a visibilidade do efémero

  A logística do efémero, segunda designação para a logística de marketing, é uma actividade aliciante sob o ponto de vista da novidade de materiais que vão surgindo para comunicar com as pessoas, das operações diferenciadas, da flexibilidade e capacidade de re-orientação, da organização, da exigência e profissionalismo, da prevenção e da previsibilidade.

As experiências de logística de marketing mais marcantes para nós foram a Expo’98 e o Euro 2004, pela envolvência e pela exigência profissional, bem como pela circunstância acrescida de serem projectos de compromisso e emoção nacional. Apesar da sua efemeridade e de estarem circunscritos no tempo, sabe bem ter a sensação de missão cumprida, além de ver reconhecido o nosso trabalho, não só pelos clientes directos envolvidos, como por terceiros a quem foram recomendados os nossos serviços.

No caso da Expo’98, a gestão de toda a área central de serviços, onde se desenrolavam todas as operações de suporte e manutenção para manter a exposição viva, entre a fiscalização, abastecimento, serviços de limpeza, correios, polícia, alfândega, polícia judiciária, inspecção sanitária, sinalética, acreditações, bebidas, gelados, rádio móvel, carros e motas eléctricas, espectáculos, serviços médicos e de emergência, logística de marketing, entre tantos outros serviços prestados que ali tinham a sua base, a responsabilidade da gestão foi um dos desafios mais aliciantes da vida, onde conhecemos pessoas magífica, onde aprendemos e evoluímos profissionalmente e onde ajudámos outros serviços da área Público, para além de outras áreas de actividade, a cumprirem os seus objectivos e mantermos a exposição a funcionar.

A responsabilidade desta área de logística incidia sobre a sua criação, tendo sido a primeira área a abrir pubicamente e a funcionar 24h sobre 24h, desde Março até Outubro ou Novembro de 1998, a estabelecer as regras de funcionamento, a alojar os serviços, a ajudar a organizar outros serviços, a dar formação no local de trabalho para os agentes polivalentes, a manter a motivação de colaboradores durante 8 horas seguidas, a suportar as pressões e a desinibir ameaças, a recusar subornos e a evitar atropelamentos de colaboradores, a gerir conflitos e a manter vivas as amizades mais valiosas, de quem preza os outros por aquilo que são. Por fim, ao fechar a porta, retornar os bens e organizar as recolhas, bem como organizar os lotes para leilão, preparando o fecho de porta, daquele que foi um dos principais marcos na mudança de mentalidade de um Portugal diferente. 

Acresceu ainda que devido à experiência obtida na área de produção e impressão gráfica, bem como noutras áreas de actividade, ainda ajudámos a desenvolver os cadernos de encargos de muitas aquisições efectuadas para a área de serviço do Público, bem como negociámos e acompanhámos a produção das impressões de folhetos, mapas, informações, pictogramas, z-cards, recebemos no nosso armazém e distribuímos pelas portas de serviço da exposição.

Se sabe bem obter o reconhecimento público do responsável pela exposição Expo’98 sobre a nossa actuação, envolvimento e procedimento, melhor ainda é recolher o reconhecimento público exarado pelo Tribunal de Contas sobre as contas apresentadas pela área Público, designadamente sobre os processos e procedimentos de compras em que estivemos envolvidos, em respeito pelos princípios de transparência, rigor, consulta aberta a fornecedores e clareza em todo o processo documental.

Se alguma coisa resulltou em prole das muitas vezes que passámos 48 horas seguidas e mais a trabalhar na logística para que um evento tivesse sucesso, esse reconhecimento foi um dos mais marcantes. O outro, menos positivo, foi ficar com a responsabilidade da Porta de Serviço aberta, sem público e já com a exposição em fecho, quando os colegas extavam a festejar e os colaboradores da quela área ao serviço sem qualquer justificação evidente. Assim o ordenou o responsável máximo, assim se fez e assim se cumpriu.

A colaborar com a Way-Marketing e Logística S.A., o Euro 2004 foi outra das experiências marcantes na logística de marketing, pela surpresa, organização, gestão do inesperado, da criatividade na gestão de transportes, entre outros tantos aspectos inusitados.

Muitos materiais de visibilidade e comunicação passaram no nosso armazém, desde as moedas comemorativas, bolas, taças, equipamentos, placards electrónicos, chuteiras, sapatos ténis, sinalizadores de treino, capas para a chuva, agasalhos protectores contra a chuva, pastas, apitos, calções, camisolas, dossiers, folhetos, cadernos, livros, cartazes, medalhas, chapéus de chuva, canecas, pin’s, etc, enfim, tudo o que viram e possam imaginar para a realização de um evento desta natureza: dos últimos serviços a prestar, a cereja no topo do bolo, foram as fardas das promotoras e assistentes do evento, bem como outros materiais de oferta para os VIP. Esta pequena amostra pode mostrar bem o que foi a complexidade de organização e de logística de marketing de um evento como o Euro 2004.

A surpresa resultou tão só de um factor: tanta exigência na contratação dos colaboradores directos para um evento de topo no mundo do futebol, com a  carga afectiva e emotiva que trazia para as pessoas, com a comunicação efectuada e a responsabilidade directa da área de logística era deixada sobre os ombros de quem pouco ou nada percebia do assunto, sem a mínima organização ou cuidado na transmissão de necessidades. Restantes surpresas resultaram ainda da recepção de camiões sobre camiões estrangeiros contendo material dos patrocinadores sem pré-aviso, sem manifestos de carga ou com ausência de informação sobre o que a carga incluía:quando se trabalha mal, não é só em Portugal e nem sempre os estrangeiros dão o exemplo de boa organização. Consequência de tudo isto, os cálculos sobre espaço necessário para armazenamento ficaram sem efeito, a alocação de recursos materiais e humanos para separação-kitting e embalamento de materiais foi insuficiente e a organização prevista para o tratamento deste material saía constantemente furada.

O empenho levou mais longe a vontade de realização neste projecto de logística do efémero; umas horas valentes a mais de noite e nada que o espírito de levar o empreendimento adiante não resolva, pelo que muitas entregas nos estádios, às horas marcadas e previstas, foram garantidas com investimento pessoal dos profissionais envolvidos neste processo logístico, para garantir a boa execução, garantir a fiabilidade dos materiais entregues conforme a encomenda e sem extravios ou danos e fazendo mais do que era pedido, ainda a resolver pequenos problemas logísticos nos 10 estádios onde nos dirigíamos.

Este reporte da nossa experiência serve apenas para fazer realçar que quando nos dedicamos com empenho e dedicação a um projecto, seja de marketing, comunicação, eventos, activação de pessoas, actividades outdoor, animação de rua ou de logística de marketing, somos ímpares na excelência de serviço comparativamente a qualquer outra empresa no estrangeiro, sendo  o desenrasque e a criatividade operacional os 2 principais factores críticos de sucesso de uma empresa portuguesa, principalmente na logística de marketing ou logística do efémero.