Activar, motivar e animar pessoas por outras pessoas é o maior risco assumido pela gestão do evento

A cultura do efémero e da mudança dos nossos dias, a sensação do instantâneo e da capacidade de realização com o estalar dos dedos, como se tecla no computador e salta o resultado de pesquisa na internet assola as mentalidades, atitudes e maneira de agir de muitas pessoas candidatas às funções de hospedeiras, promotoras, demonstradoras, entrevistadoras, assistentes de eventos, assistentes de welcome desk, assistentes de plateia, acompanhantes, valet parking, operacionais, distribuidores e implementadores.

Sem serem isentos e viverem numa redoma de vidro, as pessoas hoje, de uma forma generalizada, agem, pensam, reflectem e manifestam as suas atitudes desta forma, porquanto aqueles hospedeiras, promotoras, demonstradoras, entrevistadoras, assistentes de eventos, assistentes de welcome desk, assistentes de plateia, acompanhantes, valet parking, operacionais, distribuidores e implementadores não seriam verdadeiramente diferenciados e priveligiados. É a nossa cultura televisiva e virtual e é difícil afastardos desta forma visionária até sentirmos a essência da realidade da relação humana e o que é mais importante.

A realização de eventos tem riscos inerentes à sua actividade, sobre os quais se pode antecipar e prever algumas situações, naquilo que designamos por modus operandi para a excelência, nestas situações: a existência de um briefing – informação esclarecedora - inclui o raider do evento, a sinopse do evento, um  check list de oradores, um check list de convidados e participantes, um check list de materiais mais importantes e imprescindíveis, a visita prévia descriminando e documentando a repérage e tarefas a executar, o estabelecimento da cadeia de comando, a elaboração do plano de contingência, a activação de plataformas de comunicação e mensagens instantâneas, a ente-estreia de todos os postos, até à prontidão para a acção no “Descer do Pano”.

Este tipo de organização seria quase perfeita caso os experts na matéria de prestação de serviços nesta área dos eventos manifestassem elevados padrões de exigência e serviço, tivessem a experiência e a formação adequada, bem como os recursos humanos de hospedeiras, promotoras, demonstradoras, entrevistadoras, assistentes de eventos, assistentes de welcome desk, assistentes de plateia, acompanhantes, valet parking, operacionais, distribuidores e implementadores estivessem dispostos a manter o nível de aprendizagem e a transmiti-la aos seus pares.

Assumir os riscos é a maior capacidade de concretização possível, quer quando são conhecidos quer aqueles de cariz instantâneo, abrupto, inusitadamente, por vezes violento, de situações que acontecem e estamos a falar daquelas onde muitas vezes não há intervenção humana.

Na regular gestão de eventos, o maior risco na activação, motivação e animação de pessoas é o de ser efectuado por outras pessoas, hospedeiras, promotoras, demonstradoras, entrevistadoras, assistentes de eventos, assistentes de welcome desk, assistentes de plateia, acompanhantes, valet parking, operacionais, distribuidores e implementadores e onde o factor humano de imprevisibilidade e capacidade de decisão é decisivo para contribuir para o sucesso ou insuceeso do evento. Este é o maior risco conhecido e assumido pela gestão do evento.