Algo de inesperado rompe o silêncio, move, espanta, atrai, comove, emociona, expande-se, provoca, revela a diferença entre a apatia e a (cri)actividade humana: o evento acontece porque há pessoas a envolver!

Criar um evento implica apresentar conceitos e soluções integradas para garantir compromissos de execução, que correspondam aos objectivos delineados para a actividade que se propõe realizar; envolve a partilha de uma forma clara dos objectivos para alcançar sucessos e a confiança, condição sine qua non para que a parceria para a sua realização assuma a responsabilidade e o rosto que garanta a duração de uma parceria.

Fundamental para a gestão e execução de eventos é sem dúvida o leque de parcerias profissionais nas mais diversas áreas envolvidas, que cumpram e garantam a execução do estado da arte, introduzindo mais valias significativas nas soluções apresentadas e de uma forma inovadora, preferencialmente. Sem eles e contando com a sua experiência profissional relevante, muitas actividades na gestão de eventos seriam impossíveis de realizar, referindo o factor fundamental dos recursos humanos que o tornam possível, bem como ao nível de recursos materiais de audiovisuais, equipamentos, espaços, gráficos, meios logísticos, catering, animação, produção de soluções tridimensionais, entre tantos outros.

Por experiência comprovada neste campo, aplica-se o velho ditado lusitano “o barato sai caro” e a gestão do tempo a gerir falhas de parceiros é uma realidade para a qual no planeamento do projecto de realização de um evento foi descurada. Como o tempo é dinheiro, a gestão de um evento nesta altura já ultrapassou tudo o que foi previsto e até contemplado no plano de contingência, sendo também uma constante realidade no mercado dos eventos, que muitas vezes não vale a pena fazer grandes contas e o objectivo final e focalizado é mesmo resolver e solucionar as situações pendentes com o fim de encerrar o projecto.

Mais do que estar à espera que surja uma ideia luminosa ou algo seja solicitado, fazer com que algo aconteça é reconhecidamente o evento no seu estado mais puro de gestação e nem sempre é fácil “vender” a ideia ao colaborador da empresa, que nem sempre é decisor, e ao decisor que está orientado e focalizado noutras realidades, entre as quais surgem de imediato à tona:

> dimensão dos custos,
> investimento em face dos benefícios desejados,
> visibilidade, sucesso,
> adequação aos objectivos

e, amiúde entre nós, o aproveitamento das iniciativas pró-activas para entregar a sua execução a terceiros, sem a mínima satisfação ou respeito pelo trabalho, esforço e dedicação alheio.

A gestão de eventos é uma área onde pululam inúmeras iniciativas empresariais e individuais por ser, aparentemente, mais fácil entrar no mercado. Também de igual modo como surgem, assim desaparecem inesperadamente por não dominarem factores críticos de sucesso, que dizem respeito a factores essenciais como a experiência, o envolvimento, a confiança e, por último, não menos importante, o controle de gestão financeira, designadamente ao nível de controlo de custos.

Neste sentido, a top4events desenvolveu ferramentas simples de análise de investimento para os seus clientes, quer em termos quantitativos por tipologia de actividade e campanha, quer de sensibilidade e aferição de investimento em termos de custo-benefício.